¿QUÉ DEPARTAMENTO TENEMOS QUE POTENCIAR, PARA SABER QUÉ MEJORAR EN UNA EMPRESA PREFABRICADORA?

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Photo by Marco Bellucci

La imagen que se tiene de la organización de una empresa, no es la misma, la que puede tener un cliente, o personas ajenas a la organización, que la que tienen los propios trabajadores de la misma.

 

 

Un cliente suele ver una pequeña parte de los fallos que se producen en una organización, ya que, afortunadamente, no todos salen a la luz pública

Es por tanto normal que, en una empresa Prefabricadora, como en cualquier otra, se produzcan problemas diversos como:

  • Quejas de clientes por la calidad de los productos, que obligan a retoques hasta que el cliente da por buena la obra.
  • Cumplimiento de plazos,  paro utilizando más equipos de los previstos para realizar la obra.
  • Los márgenes previstos para la obra, al finalizar no se han conseguido por problemas diversos
  • Etc.

Ésto lleva consigo, al margen de los daños de imagen, y de falta de rentabilidad de la empresa, las habituales discusiones entre los responsables de los distintos Departamentos, echándose la culpa unos a otros de los problemas que se han producido.

No es de extrañar oír frases como éstas:

  • Es que esa oferta estaba mal hecha, la culpa es del Departamento Comercial
  • Es que los de Oficina Técnica se equivocan mucho al realizar las órdenes de fabricación,  y luego en el montaje solo hay que problemas
  • Es que los montadores son unos inútiles y el acabado que han dejado ha sido muy malo.
  • Es que Producción siempre se retrasa en las fechas y así no hay manera de cumplir los plazos
  • Es que el responsable del Departamento tal, hace lo que quiere y no hace equipo.

El Gerente, oye las explicaciones, o excusas, que dan todos los responsables de Departamento a los que podrá otorgar más o menos crédito.

¿Pero quién tiene razón?

¿QUÉ DEPARTAMENTO DEBEMOS POTENCIAR PARA SABER QUÉ MEJORAR EN UNA EMPRESA PREFABRICADORA?

Lógicamente cuando una empresa tiene problemas, suele deberse no solo al mal funcionamiento de un solo Departamento, sino a fallos que se producen, en menor o mayor medida, en casi todos los Departamentos.

En ocasiones incluso, los fallos no son debidos a errores en los propios Departamentos sino a defectos en la propia organización de la empresa.

Para el Gerente no es fácil saber, la actuación de quien o quienes, está afectando más  a la organización.

La forma de saber la influencia de cada Departamento en los problemas de empresa es estableciendo un Sistema de Costes de No Calidad, donde se monetice los errores que cometa cada Departamento.

Esto es una labor algo compleja, y que requiere una organización fiable, para que los datos que se obtengan, sean realistas y válidos para la toma de decisiones.

Esto lo explicaremos en un artículo futuro, cuando hayamos tratado otros artículos, que son necesarios para entender el conjunto.

Hasta entonces, el Gerente, puede potenciar distintos Departamentos para conseguir información de los problemas que se producen en su empresa. Pudiendo tomar distintas opciones:

OPCIÓN 1: POTENCIAR EL DEPARTAMENTO COMERCIAL

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Si se potencia el Departamento comercial para obtener información de como mejorar, éste le podrá dar  la opinión de los clientes con quien contratamos,  respecto a lo que no les ha gustado de nuestra actuación, en qué deberíamos mejorar o su visión sobre nuestra empresa.

 

 

En definitiva, qué es lo que ellos creen que tenemos que mejorar, si:

  • Es la calidad de nuestros productos como paneles, pilares etc.
  • Es el servicio de nuestra oficina técnica, con quién han contactado en modificaciones o diseño de la obra.
  • Es el cumplimiento de los plazos, y el comportamiento del personal en el montaje o suministro
  • Es en el trato con el personal en obra, y el cumplimiento de las medidas de seguridad
  • Es en cualquier otro aspecto que no les haya gustado nuestra calidad de producto o servicio

Es una información muy valiosa ya que en ocasiones la visión que tiene el propio prefabricador de la calidad de sus productos, y del servicio que se da, no coincide con lo que realmente valora el cliente.

El problema es que potenciando este Departamento, solo nos llegarán los resultados de cara a imagen con el cliente, pero no tendremos información de las incidencias que se han producido en la cadena, y que se han solucionado, al coste que fuera, antes de llegar a ojos del cliente.

Es decir potenciando el Departamento Comercial tendríamos más clara la  visión del cliente, pero no de donde fallamos, sino de lo que no hemos sido capaces de corregir antes de llegar un problema a obra

OPCIÓN 2: POTENCIAR EL DEPARTAMENTO DE CALIDAD

Quality photoEn principio parece lógico pensar que si queremos tener más información de donde se producen problemas en una empresa, para poder mejorar, deberíamos mejorar el Departamento de Calidad, ya que está presente en la Gestión de gran parte de los procedimientos asociados a la Calidad de la empresa.

Esto sería cierto, si ya tenemos,  redactado e implantado un sistema de Gestión de Costes de No Calidad en la empresa, ya que sería entonces el Departamento de Calidad el que analizaría la información recibida de las incidencias que se van produciendo en los distintos Departamentos y propondría mejoras a la Gerencia.

Si no está implantado un sistema de Gestión de no Calidad, no nos servirá de mucho potenciar el Departamento de Calidad ya que:

  • ¿Cómo se enteran de que oficina técnica ha pedido 1 m larga una pieza?
  • ¿Como saben que un camión ha llegado 2 h tarde a la obra?
  • ¿Cómo saben que a montajes se le ha caído una pieza y se le ha roto?
  • ¿Como saben que comercial ha hecho una oferta mal con un precio un 20% menor en una partida?

Es decir, si potenciamos el Departamento de Calidad, y no tenemos implantado un sistema de gestión de costes de no calidad, solo nos enteraremos de las incidencias que tengan a bien informar los distintos Departamentos, y a nadie le gusta contar sus errores

OPCIÓN 3: POTENCIAR EL DEPARTAMENTO DE MONTAJES

montaje de correas entre vigas doble pendiente
Montaje de correas entre vigas doble pendiente en nave sin altillos

En principio, puede parecer extraño el potenciar el Departamento de Montajes de una empresa Prefabricadora, para mejorar la información de como mejorar en dicha empresa.

 

 

 

 

Después de muchos años en la gestión de dicho Departamento, tengo que decir que, a mi entender, es un puesto clave para saber en qué funcionan mal los distintos Departamentos.

Su capacidad de saber en qué se falla más en la empresa prefabricadora,  se basa a su característica de TRABAJAR AGUAS ABAJO, ya comentada en el artículo los 3 motivos por lo que es importante la Logística y Montaje en una empresa de prefabricados

El trabajar al final de la cadena comercial-Oficina Técnica-Producción-Logística-Montajes hace que, aunque no quieras, recibas la influencia de la mayoría de los errores que se producen en los Departamentos

  • Si la Oficina Técnica ha pedido larga una pieza 1 m, te enteras porque al intentar montarla no te encaja
  • Si Producción ha puesto un casquillo en un lugar distinto al marcado en una orden de fabricación. te enteras ya que no podrás usarlo para fijar dos piezas
  • Si Logística te manda un camión 2 h tarde, te enteras, tienes que esperarlo para descargarlo
  • Si rompes una pieza en el montaje, te enteras y tienes que pedir que se fabrique otra para sustituirla.

Todo esto unido a que te relacionas con el Cliente hasta que le entregas la obra, en que le oyes sus comentarios y  escuchas su opinión de la empresa, te permiten conocer también su punto de vista.

Es decir, potenciando el Departamento de Montajes, tendremos una idea muy clara, por un lado, de la mayoría de los problemas de la propia empresa, y por otro, de la opinión que tiene el cliente de nuestros productos y servicios.

Muchas empresas de prefabricado desaprovechan esa fuente de información tan valiosa para la mejora de la empresa en su conjunto.

 

 

 

 

 

 

 

 

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